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IT項目管理的四個關鍵

來源:注冊公司??點擊率:次?日期:2011-08-06 13:09

關鍵控制點一 項目的時間控制

首先,要明確項目期望值,做好需求調研,圍繞企業的核心業務流程,制定切實可行的項目目標,這個目標萬不可貪大求全,面面俱到,目的是滿足核心業務流程需求,與核心業務流程關系不大或者毫無關系的內容,緩建或根本不建,將業務期望聚焦在更容易把控和量化的目標上來。項目實施完全圍繞該期望進行,這也是項目實施中最重要的一點。

其次,信息化項目是需要多部門、多環節充分協作的系統工程,任何部門和環節的時間延誤,都會導致整個項目實施周期的延長。因此,對影響項目進度的“短板”環節,進行著力攻堅,促進其與項目的其它環節步調一致,協同共進,能夠有效保障項目的實施周期。

再次,信息化項目往往周期較長,因此需要針對項目的實施階段制定“日清日高(?)”的項目時間保障機制,保證項目每一天都有明確的目標,才能對項目的進度進行有效掌控。

最后,由于信息化項目涉及面較廣,參與人數眾多,人員的素質參差不齊,對項目的把握也各不相同,因此在項目開始前需對參與項目的人員甚至高層管理人員,進行項目普及性培訓,在項目進行中進行相關的項目培訓……俗話說,磨刀不誤砍柴工,提高每一位參與人員的項目能力才能有效提高項目實施的效率,從而保障項目的實施周期。

關鍵控制點二 項目的成本控制

首先,信息化項目是IT技術在企業業務的應用,其開發和實施都建立在業務部門提出的項目需求之上。然而,由于項目開發和實施的時間較長,常常出現這樣的情況,在系統開發完畢后,業務需求卻已經改變,致使項目不得不重新進行開發。形成影響項目成本的主要因素。

產生這種情況的原因,一方面是因為項目小組前期調研不夠深入,沒有全面掌握業務部門的真正需求和需求的發展方向,另一方面是因為隨著項目的深入,業務部門對項目在業務中的應用有了更加深刻的認識。想要控制這種來自需求改變的成本增加,項目經理除了在項目前期進行更加深入的項目調研外,還應該加大對業務人員的培訓力度,讓他們先于項目應用而對項目擁有更加深入的了解。

其次,在項目實施過程中,各種與業務相關的應用需求紛至沓來,不斷增加的項目需求,將使項目預算不斷增加,從而形成影響項目成本的又一重要因素。對于這種情況,項目經理要區別對待,如果確系有助項目期望的實現并能夠幫助提高項目實施效果的需求,哪怕影響到項目的成本和延長項目的實施周期也要采納這種需求,這是對項目的一種有益補充;如果與項目期望關系不大甚至沒有關系的需求,則應堅決摒棄。

因此在項目實施前做好準確的項目期望,劃定明確的項目開發任務和范圍并嚴格執行,能夠有效控制這類項目成本增加。

最后,信息化項目成本的另一主要來源是人力資源成本,因此在看到項目的硬件、軟件等硬性成本同時,也不能忽略人力資源這一軟性成本。有效控制項目實施時間、合理配置人力資源、避免人力資源浪費是控制這項成本的關鍵。

關鍵控制點三 項目的質量控制

信息化項目的質量控制包括兩個方面,一方面是IT技術本身(硬件、軟件、系統)的質量控制,另一方面也是最重要的一方面,是IT技術應用于企業的質量控制。對于前者,我們可以依照國家的質量標準進行考量,而對于后者,則沒有統一的標準,并難以實行量化控制,但無論如何,信息化項目的主體是企業,檢驗IT技術應用于企業質量好壞的唯一標準則應該是項目在企業中的實施效果。因此做好信息化項目中的質量控制需做到:

對項目技術方案進行適應性評估 信息化項目的最終效果體現在企業的應用,因此不適應企業實際情況的方案即使技術再先進、架構再穩定也不是好的方案。這就要求企業的項目經理,在拿到軟件公司(實施方)提供的項目方案后,首先要對其進行適應性評估:一方面,評估項目方案與企業其它項目的技術路線是否一致。信息化項目是影響企業多個層面的系統工程,因此它并不是獨立的,而是與其它項目緊密相連的。如果信息化各個項目的技術路線不一致,將會導致信息化項目間信息流通不通、數據接口不一致,形成各種信息“孤島”;另一方面,評估項目方案與企業業務的結合程度。信息化系統最終用戶是業務部門,因此項目方案要適應企業的業務需求,并易于與企業的業務流程融合在一起,并在充分滿足業務需求的基礎上,對業務水平有計劃的進行提高。

階段性評估與項目驗收并重 信息化項目的建設一般周期較長,且信息化項目建設的效果也需要一定的時間才能顯現出來,因此如果項目的驗收和評估都集中到項目完成后進行,就會導致項目承擔風險過大。信息化項目邊實施、邊應用、邊考量、邊改進的階段性評估,不僅有助于項目經理在項目進行中進行質量控制,而且能夠有效降低信息化項目的風險。

對項目實施進行文檔跟蹤 在項目實施過程中,分別根據實施的每個階段編寫建設(使用)手冊,進行文檔跟蹤,并在項目完成后最終匯總成統一的項目建設(使用)文檔,能夠有助于項目經理對項目質量的把握和監督。

關鍵控制點四 項目的風險控制

對信息化項目進行風險控制能夠減少信息化項目實施過程中的不確定因素,有效提高信息化項目實施的成功率。由于信息化項目的核心是通過IT技術為企業的業務提供應用服務,因此信息化項目的風險主要來自以下三個方面:

一是技術風險,技術架構好壞、軟件提供方的技術能力以及項目實施方的實施經驗等因素形成了信息化項目的技術風險。為了規避項目的技術風險,企業的項目經理,一方面要選擇開發能力較強的軟件提供方和經驗豐富、服務優良的項目實施方;另一方面還要把握項目的技術架構與企業其它信息化項目技術架構之間的一致性;此外,引入第三方的專業咨詢、監理和項目評估也是企業規避技術風險的有效手段。

二是應用風險,信息化項目應用于企業,與企業業務之間的適應水平、結合程度以及項目實施帶來的影響等因素形成了信息化項目的應用風險。在項目實施前,進行項目適應性評估能夠預測項目與企業業務之間的結合程度,并能夠有效預期項目應用后所帶來的問題,提前研究解決辦法;項目實施中,邊實施、邊應用,隨時監控項目的實施情況和應用效果,出現問題及時解決,也能夠有效規避項目的應用風險。

三是實施風險,這種風險源于項目在實施過程中的時間、成本、質量的不確定性因素。而降低這種風險的手段就是項目經理通過自身所具備的組織、決策、溝通、業務、技術等能力,對項目的時間、成本、質量進行嚴格控制。

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